Confidentialité

1. Préambule

La Fondation de l’Ordre des dentistes et le projet Bouche B (ci-après collectivement « FODQ »[1]) reconnaissent l’importance de préserver la vie privée et s’engagent à protéger les renseignements personnels qu’ils recueillent et traitent dans le cadre de leurs activités.

2. Pourquoi cette politique

La Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») décrit les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par la FODQ en regard des renseignements personnels recueillis dans le cadre de ses activités. La Politique vise les objectifs suivants :

Protéger les renseignements personnels qui sont recueillis par la FODQ tout au long de leur cycle de vie, soit de leur collecte, utilisation, communication, conservation jusqu’à leur destruction ou anonymisation suivant les dispositions législatives applicables.
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la protection des renseignements personnels traités dans le cadre des services de la FODQ.
Assurer la conformité aux exigences légales et réglementaires applicables, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et aux pratiques reconnues en matière de protection des renseignements personnels.

3. Définitions

Renseignement personnel signifie toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement.

Renseignement personnel sensible signifie tout renseignement personnel qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d’incident de confidentialité. Exemples : l’information financière, les informations médicales, le numéro d’assurance sociale, l’orientation sexuelle, etc.

4. Renseignements personnels collectés

Responsabilité: La FODQ est responsable du traitement des renseignements personnels qu’elle a en sa possession, y compris les renseignements qui sont confiés à des tiers. La FODQ a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent à la section 11, qui s’assure de l’application de cette Politique et que la FODQ se conforme aux lois et règlements relatifs aux renseignements personnels.

Identifier les finalités : La FODQ doit préalablement déterminer les raisons pour lesquelles elle veut collecter, utiliser, communiquer et/ou conserver des renseignements personnels. La FODQ s’assure de collecter uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour répondre aux finalités prédéterminées. Les fins pour lesquelles la FODQ collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de la collecte. Vous pourrez également être informé de ces fins sur demande.

Collecte : La FODQ recueille les renseignements personnels directement auprès de l‘individu concerné à moins d’avoir obtenu son consentement à ce que ses renseignements personnels soient collectés auprès de tiers ou que la loi l’autorise à les collecter autrement.

Directement auprès de vous : les renseignements personnels que nous collectons directement auprès de vous sont ceux que vous nous fournissez lorsque vous communiquez avec nous (par courriel, téléphone, etc.), faites un don et participez au programme Bouche B.

Auprès de tiers: nous sommes susceptibles de collecter vos renseignements personnels auprès de partenaires d’affaires, autorités gouvernementales et autres tiers dans le cadre de nos activités.

Veuillez noter les renseignements personnels que nous collectons sont clairement définis et limités à ce qui est strictement nécessaire pour nos services. La FODQ décline toute responsabilité concernant les renseignements personnels non sollicités que vous pourriez nous transmettre volontairement, et vous encourageons à ne partager que les renseignements pertinents et essentiels.

5. Consentement

À moins d’exceptions prévues dans la loi, la FODQ s’assure d’obtenir le consentement de la personne concernée en l’informant préalablement des éléments suivants :

Des finalités pour lesquelles ses renseignements personnels sont recueillis;
Des moyens par lesquels ils seront recueillis;
De son droit d’accès à ses renseignements personnels et de son droit de les rectifier;
Des catégories de tiers à qui ils sont susceptibles d’être communiqués;
De la possibilité que ses renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, le cas échéant;
De son droit de retirer son consentement à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales.

La FODQ obtient le consentement approprié en fonction de la nature du renseignement personnel recueilli et des finalités de la collecte. De manière générale, le consentement devra être manifeste. Il devra être exprimé de manière expresse dans les cas suivants :

Si le renseignement personnel sensible qui a été recueilli doit être utilisé à une fin autre que celle pour laquelle il a été initialement collecté, sous réserve des exceptions prévues dans la loi;
Si la collecte se fait au moyen d’une solution technologique, dont toute solution qui comporte des fonctionnalités permettant l’identification, la localisation ou le profilage d’une personne.

La FODQ restreint l’utilisation des renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquelles la personne concernée a consenti, sous réserve des exceptions prévues dans la loi ou de l’obtention d’un nouveau consentement.

Catégories de personne concernée (collectivement « personnes concernées »)	Fins de collecte FODQ
Toute personne qui devient donateur ou qui autrement communique avec la FODQ	Confirmer l’identité des personnes concernées, vérifier l’exactitude de leurs renseignements personnels et les mettre à jour, le cas échéant ;Procéder au traitement d’un don;Fournir du support et de l’assistance aux personnes concernées; Analyser des données et générer des statistiques; Envoyer des communications relatives à nos différentes campagnes; Communiquer avec les personnes concernées;Déceler et prévenir les fraudes ou toute autre activité illicite ;Gérer les risques, la sécurité et la conformité réglementaire ;Gérer les relations d’emploi et les relations avec les administrateurs;Répondre aux obligations légales et règlementaires.
Candidats à l’emploi pour un poste au sein de la FODQ	Évaluer votre candidature; Conserver pendant 3 ans les résultats de l’évaluation de votre candidature à des fins de références futures; Communiquer avec vous;Se conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Catégories de personne concernée (collectivement « personnes concernées »)	Fins de collecte spécifiques au programme Bouche B
Toute personne qui participe au programme Bouche B (par exemple : dentiste, hygiéniste, particuliers, etc.)	Confirmer l’identité des personnes concernées, vérifier l’exactitude de leurs renseignements personnels et les mettre à jour, le cas échéant ;Procéder au traitement de votre demande en tant que participant au projet Bouche B;Fournir du support et de l’assistance aux personnes concernées; Communiquer avec les personnes concernées;Déceler et prévenir les fraudes ou toute autre activité illicite ;Gérer les risques, la sécurité et la conformité réglementaire ;Répondre aux obligations légales et règlementaires
Candidats à un poste de bénévole ou coordonnateur	Évaluer votre candidature; Conserver pendant 3 ans les résultats de l’évaluation de votre candidature à des fins de références futures; Communiquer avec vous;Se conformer à nos obligations légales et réglementaires.

La FODQ communique vos renseignements personnels à la condition d’avoir obtenu votre consentement conformément aux exigences applicables, ou sans votre consentement, dans certains cas prévus par la loi, tel que dans un contexte de poursuite pénale ou criminelle.

Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent à la section 11.

6. Accès et communication des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont accessibles seulement aux membres du personnel de la FODQ qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions. Le principe du moindre privilège est suivi dans l’octroi des accès aux renseignements personnels, suivant le rôle et les responsabilités des membres du personnel.

La FODQ est également susceptible de communiquer vos renseignements personnels à des organismes publics pour les finalités décrites ci-dessus ou à des autorités publiques en vertu de la loi.

La FODQ s’engage à ne pas communiquer les Renseignements personnels à d’autres tiers sauf dans les cas suivants où :

La loi l’exige;
La communication des renseignements personnels à un tiers est requise pour toute procédure judiciaire;
La communication des renseignements personnels à un tiers est nécessaire afin de prouver ou protéger les droits légaux;
La communication des renseignements personnels à un tiers est nécessaire pour que la FODQ puisse remplir sa mission.

Les catégories de tiers à qui la FODQ est susceptible de communiquer vos renseignements personnels sont les suivantes :

Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
Un fournisseur de services dont les prestataires de solutions technologiques;
Les autorités de poursuite criminelle et pénale, si nous détenons des renseignements personnels à l’égard d’une personne qui a commis une infraction et dont les renseignements personnels sont nécessaires afin d’exercer une poursuite contre elle;
La Commission d’Accès à l’Information (autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels) et à toutes les personnes autorisées à les obtenir, selon la loi.

7. Conservation des renseignements personnels

La FODQ a recours à des installations et à des prestataires de services permettant d’assurer la conservation de vos renseignements personnels de façon sécuritaire afin de préserver leur confidentialité.

La FODQ s’assure de l’exactitude des renseignements personnels recueillis et conservés dans le cadre de ses activités. Le principe d’exactitude vise à réduire la possibilité que des informations inappropriées soient utilisées pour prendre une décision concernant un individu. L’individu concerné par les renseignements personnels collectés par la FODQ aura le droit de les faire rectifier, si nécessaire.

Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de renseignements personnels à certains fournisseurs de solutions technologiques ou services entraîne le transfert de ceux-ci hors du Canada. Dans de tels cas, la FODQ :

Effectuera l’analyse des risques liés à la protection des renseignements personnels nécessaires;
Validera au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et s’assurera d’une protection adéquate de vos renseignements personnels;
Vous en informera, au plus tard, au moment de la collecte de vos renseignements personnels.

La FODQ conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour répondre à ses obligations légales, ce qui peut justifier parfois des durées de conservation plus longues.

Lorsque les renseignements personnels collectés ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, la FODQ les détruit ou les anonymise.

8. Mesures de protection des renseignements personnels

La FODQ applique des mesures de sécurité qui sont proportionnelles au degré de sensibilité de vos renseignements personnels et qui permettent de les protéger contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée, conformément à la législation applicable. Les mesures de sécurité appliquées par la FODQ sont notamment :

Une vérification régulière de l’évolution des menaces de sécurité à l’égard de vos renseignements personnels.
Des mesures physiques, telles que la restriction des accès aux sites hébergeant les services de la FODQ et aux locaux dans lesquels travaillent les employés intervenant dans le bon fonctionnement de la FODQ.
Des mesures techniques, telles que la mise en place de mots de passe ou de mécanismes d’authentification pour accéder aux systèmes et réseaux Internet de la FODQ, la restriction des accès à vos renseignements personnels en appliquant le principe du « besoin de savoir », c’est-à-dire en limitant l’accès seulement aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, la mise en place d’alertes en cas d’évènements suspects ainsi que le chiffrement sécuritaire des communications.
Le déploiement d’un programme de formation et sensibilisation de tout le personnel de la FODQ à la sécurité de l’information et la protection des renseignements personnels, qui inclut une formation annuelle obligatoire.

De plus, tous les membres du personnel de la FODQ se sont engagés, au moment de leur prise de fonction, à respecter le caractère confidentiel des renseignements auxquels ils ont accès, notamment ceux des membres et des personnes à l’emploi de la FODQ en signant un engagement de confidentialité.

Même si la FODQ déploie une multitude de mesures de sécurité pour protéger adéquatement vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte à un niveau minimum, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne seront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le bureau du responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent à la section 11.

9. Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

La FODQ respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :

Accès et rectification de vos renseignements personnels : vous pourrez consulter les renseignements personnels que la FODQ a collectés sur vous, vérifier leur exactitude et demander leur modification, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi. Votre demande d’accès ou de rectification devra être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées fournies à la section 11 et sera traitée au plus tard dans les trente (30) jours suivant la date de réception de votre demande écrite à la FODQ et la confirmation de sa recevabilité.

Retrait de votre consentement : dans certaines circonstances, vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels. Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée, par écrit, au responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section 11.

Traitement automatisé : La FODQ ne réalise pas de processus de prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de vos renseignements personnels.

Si la FODQ devait mettre en place un processus de prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, vous serez informés du fait que vous faites l’objet d’un tel processus, de la décision qui a été rendue et de votre droit de présenter vos observations à l’égard de cette décision. Vous pourrez également être informés sur demande des éléments suivants :

Des renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision;
Des raisons ayant mené à cette décision;
De votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision.

Plaintes : si vous êtes d’avis que vos droits quant à la protection des renseignements personnels n’ont pas été respectés par la FODQ, vous pouvez déposer une plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section 11.

10. Que faire si j’ai une question au sujet de mes renseignements personnels?

Toute question à l’égard de vos renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent à la section 11, pour fins de traitement et de suivi.

11. Responsable de la protection de mes renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à ce titre, est également chargé du respect de la présente Politique.

Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :

Adresse postale :

800, boulevard René-Lévesque Ouest, bureau 1640
Montréal (Québec) H3B 1X9

Adresse courriel : responsable@fodq.ca

12. Mise à jour et avis de modification

La présente Politique peut être modifiée à l’occasion, afin de maintenir la conformité de la FODQ avec la loi et tenir compte de tout changement au processus de collecte des renseignements personnels.

Toute modification de la présente politique fera l’objet d’un avis préalable qui précisera :

L’objet général des modifications apportées à la politique de confidentialité ; et
La date d’entrée en vigueur de ces modifications.

	*PROJET Politique RELATIVE à L’ACCÈS À L’information et à la protection des renseignements personnels*
	Entrée en vigueur le	2025-05-07
☒ Tout le personnel ☐ Tout le personnel administratif ☐ Personnel-cadre	Révisée le	2025-05-07
	Remplace tout autre document et énoncé antérieurs concernant ce sujet

[1] La Politique fera une distinction claire entre la Fondation de l’Ordre des dentistes du Québec et le projet Bouche B. Lorsqu’un principe s’applique spécifiquement à l’une de ces entités, elle sera nommée explicitement. Dans les cas où les principes s’appliquent indifféremment aux deux organisations, le terme « FODQ » sera utilisé pour désigner collectivement les deux entités.